Переговорная комната - помещение, в котором проходят различные обсуждения, встречи, переговоры и прочие важные для компании события, влияющие на её развитие. Поэтому следует с особой ответственностью подойти к вопросу оснащения офисных переговорных качественным и высокотехнологичным оборудованием. Правильно оборудованная переговорная комната улучшает обработку потока передачи информации и её визуализации.
При разработке проектов переговорных комнат мы полагаемся на 2 главных критерия: простота эксплуатации и безопасность информации.
Основным оборудованием, используемым при оснащении переговорных являются: видеопроектор, проекционный экран, конгресс-система и система видеоконференцсвязи, позволяющая при необходимости выходить на видеосвязь с коллегами из других городов и стран.
Одной из важнейших составляющих в
переговорной комнате является возможность визуализации информации. Это необходимо, если обсуждение или переговоры сопровождаются графическим или видео контентом, который необходимо обсудить или проанализировать совместными усилиями. При разработке проекта переговорной комнаты следует учитывать, что люди которые будут заседать в данном помещении обладают различным уровнем знаний и умений.
Поэтому необходимо подобрать оборудование таким образом, чтобы оно было простое в понимании и эксплуатации, с доступным для понимания интерфейсом. Также, не следует использовать оборудование, в работу которого может быть внесен случайный сбой. Следование двум этим рекомендациям обеспечит безопасное и комфортное использование систем.
Легкость быстрой визуализации, преподносимой или обсуждаемой информации, является главной задачей переговорных комнат. Сегодня для визуализации информации в переговорных, помимо мультимедийных проекторов, используются и другие средства и устройства для облегчения процессов восприятия и понимания преподносимой информации. Одним из таких средств являются интерактивные доски или интерактивные дисплеи. Использование интерактивной доски в процессе совещания в переговорной комнате очень удобно и практично.
Они позволяют участникам переговоров создавать или редактировать графическую информацию, делать пометки, комментарии в интерактивном режиме. Данная информация может быть в дальнейшем сохранена в электронном виде. Что позволяет всем участникам после переговоров сохранить себе итоговые материалы. Для расширения возможностей коллективной работы, а также для более оперативной работы над совместными материалами, в современных переговорных комнатах используются интерактивные дисплеи. Они, как и интерактивные доски, позволяют участникам редактировать контент на дисплее при обсуждении, что в значительной степени экономит время.
Также данные дисплеи удобны для использования для видеоконференцсвязи. Интерактивные дисплеи, установленные в
переговорной комнате, в ходе проведения совещания или же совместной работы над документами существенно расширяют возможности коллективной работы. Такие дисплеи позволяют участникам совещания оставлять собственные электронные заметки, а также комментарии к докладу, обсуждаемым документам. Это позволяет существенно сэкономить общее время. В компаниях, в которых имеется территориально распределенная структура, средства видеоконференцсвязи становятся обязательным компонентом оснащения переговорных, а также совещательных комнат.
Благодаря такому оборудованию для совещаний, повышается не только оперативность принятия решений, но и существенно снижаются затраты на командировки.
